Henkilötietorekisteri

Rekisterinpitäjä

Vireus Oy Mäntsälä, y-tunnus: 0942678-8

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Heli Kallio, Vireus Oy

Rekisterin nimi

Vireus Oy:n henkilötietorekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteri on perustettu henkilön hoitosuhteen edellyttävien palveluiden tuottamiseen ja laskutukseen sekä tilastoinnin hoitamiseen.

Rekisterin tietoja voidaan käyttää Vireus Oy:n omissa rekistereissä mainonnan kohdistamiseen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille.

Vireus Oy saattaa käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita. Osa rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi. Tietoja käsitellään ainoastaan Vireus Oy:n asiakassuhteen ylläpitämiseen teknisten rajapintojen kautta.

Rekisterin tietosisältö

  • Nimi
  • Henkilötunnus
  • Osoite
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Ammatti
  • Työnantaja
  • Ajanvarastiedot
  • Asiakkaan hoitoon hakeutumisen syyt
  • Terapeutin toteuttamat tutkimukset, diagnoosit, toteutettu hoito, jatkosuunnitelma
  • Asiakkaan antama harjoitepalaute ja terapeutille lähetetyt kysymykset

Vireus Oy:lla on seuraavat järjestelmät, joissa asiakastietoa säilytetään ja jotka kaikki ovat GDPR-asetuksen mukaisia :

  • Diarium,  potilastietojärjestelmä
  • Luotsi, hoidon vaikuttavuuden mittausjärjestelmä
  • iCoach, kotona tehtävien harjoitteiden hallintajärjestelmä
  • Mailchimp, sähköpostimarkkinoinnin järjestelmä
  • Googlen yritysratkaisut

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin talletettavat tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. Tietoja kerääntyy myös terapeuttien suorittamien toimintojen mukaan.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Jos rekisteröity tulee lääkärin lähetteellä, lähettäneelle lääkärille lähetetään palaute rekisteröidyn hoidosta. Palaute pitää sisällään:

  • Rekisteröidyn nimi ja henkilötunnus
  • Alkutilanne / tulosyy
  • Terapeutin toteuttamat tutkimukset
  • Diagnoosi
  • Fysioterapiasuunnitelma ja toteutus
  • Lopputilanne ja jatkosuunnitelma
  • Rekisteröidyn oman arvion omasta hyvinvoinnista ennen ja jälkeen palvelunTietoja voidaan luovuttaa Vireus Oy:lle rekisteröityneiden hoitolaitosten ja niiden terapeuttien välillä, mikäli hoitosuhde sitä edellyttää.
  • Tietojen luovutus perustuu rekisteröidyn suostumukseen ja se kirjataan hänen henkilötietoihinsa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

a) Manuaalinen aineisto

Manuaalinen aineisto säilytetään palveluntarjoajien tiloissa lukitussa huoneessa.

b) Tietojärjestelmillä käsiteltävät tiedot

Tiedot on tallennettu palveluntarjoajan ylläpitämään tietokantaan. Tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla sekä palomuurein ja muin teknisin toimenpitein. Vireuksen henkilökunnalla ei ole käyttäjätunnuksia, joilla tietoja voisi selata muualta kuin tietojärjestelmien kautta ja tietojen käyttö kirjataan käyttölogeihin. Jokaisesta lomakkeen avauksesta tallentuu tietokantaan merkintä siitä, kuka katsoi henkilön tietoja.

Salassapito

Potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja Vireus Oy:lla on salassapitovelvollisuus kaikkeen potilaan hoidon yhteydessä saatuun tietoon.

Tarkastus- ja poisto-oikeus

Jokaisella on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa. Tarkastuspyynnön voi esittää henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai lähettää kirjallisena rekisterin ylläpitäjälle. Vireus toimittaa jäljennöksen tiedoista kuukauden kuluessa kirjattuna kirjeenä tai tiedot voi nähdä tietojärjestelmästä käynnin yhteydessä, kun henkilöllisyys on tarkistettu.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen poistamista rekisteristä, jos niitä on käsitelty lainvastaisesti tai niitä ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joihin ne kerättiin.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia rekisteriin tallennetun virheellisen tiedon korjaamista. Korjausvaatimuksen voi esittää henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai lähettää kirjallisena rekisterin ylläpitäjälle.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Asiakkaan rekisteröityessä asiakkaaksi, hän voi antaa luvan markkinointiviestinnälle. Rekisteröidyllä on oikeus kieltäytyä Vireus Oy:tä lähettämästä markkinointitietoa. Kieltäytymisen voi ilmoittaa samalla kun antaa henkilötietonsa tai jälkikäteen henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai ilmoittamalla kirjallisesti rekisterin ylläpitäjälle.